CONDITIONS COMMERCIALES – SÉJOURS VIVAC’S

1. Organisation des séjours

Les séjours sont organisés par VIVAC’S, dont le siège social est situé au Gîte de Vaunaval – Route de Coulongé – Lieu-dit Luna Park – 72800 Le Lude.

Toute inscription à l’un des séjours proposés par VIVAC’S implique l’acceptation pleine et entière des présentes conditions commerciales.

 

2. Tarifs et prestations

Prestations incluses dans le tarif –  Le prix du séjour comprend :

• l’hébergement et les repas,
• l’encadrement dans le respect de la réglementation en vigueur,
• les activités mentionnées dans le descriptif du séjour.

En cas d’empêchement majeur indépendant de la volonté de l’organisateur, une activité de substitution pourra être proposée dans la mesure du possible.

Prestations non incluses

• Les frais de dossier, d’un montant forfaitaire de 30 € par enfant, ne sont pas inclus dans le prix du séjour et sont à régler en supplément.

 

3. Option transport en train

Les familles peuvent opter pour une prise en charge en train, encadrée par les animateurs du séjour.

Cette option comprend :

• la réservation et l’achat des billets par VIVAC’S,
• l’acheminement de l’animateur en gare,
• l’encadrement des enfants et adolescents de la gare de départ jusqu’au centre,
• la gestion des éventuels incidents liés au transport ferroviaire.

Cette option doit être impérativement mentionnée lors de l’inscription. Toute annulation de l’option transport, une fois celle-ci validée, ne donnera lieu à aucun remboursement.
L’intégralité des frais liés au transport restera due.

Pour les séjours d’été, l’option transport n’est ni modifiable ni annulable à compter du 1er mai.

 

4. Effectifs et horaires

Les effectifs indiqués dans les documents de communication sont donnés à titre indicatif et ne constituent pas un engagement contractuel.

Toute modification d’horaires de départ ou de retour indépendante de la volonté de VIVAC’S (conditions de circulation, décisions des transporteurs, contraintes techniques, etc.) ne remet pas en cause les engagements contractuels.

 

5. Conditions d’annulation

Absence de droit de rétractation

Conformément à l’article L221-28 du Code de la consommation, le droit de rétractation ne s’applique pas aux prestations de services d’hébergement, de transport ou de loisirs fournies à une date ou selon une période déterminée.

En conséquence, toute inscription à un séjour Vivac’s est ferme et définitive, sous réserve des conditions d’annulation définies ci-dessous.

 

Annulation du fait du participant

L’inscription à un séjour constitue un engagement contractuel ferme entre la famille et l’organisme VIVAC’S.

Séjours en France

En cas d’annulation par le participant, les retenues suivantes s’appliquent, selon la date de réception de la demande d’annulation :

🔹 Plus de 60 jours avant le début du séjour

Une retenue forfaitaire de 150 € est appliquée.
Cette somme correspond aux frais administratifs et aux frais déjà engagés par l’organisateur (gestion du dossier, réservations, préparation du séjour, recrutement et organisation des équipes).
Le solde des sommes versées est remboursé.

🔹 Entre 30 et 59 jours avant le début du séjour

• 50 % du prix total du séjour est maintenu par l’organisateur,
• les frais de dossier,
• et les frais de transport (le cas échéant)

ne sont pas remboursables.

Le solde éventuellement versé est remboursé.
Si les sommes déjà versées sont inférieures aux montants dus, la différence restera à la charge de la famille.

🔹 Moins de 30 jours avant le début du séjour

Aucun remboursement ne pourra être accordé, sauf cas exceptionnels mentionnés ci-dessous.

Aucun remboursement ne sera consenti en cas d’interruption du séjour du fait du participant (renvoi, maladie, départ anticipé, etc.).

Cas exceptionnels – Maladie grave ou accident (avant le séjour)

En cas de maladie grave ou d’accident de l’enfant survenant avant le début du séjour, rendant impossible sa participation, et sur présentation obligatoire d’un certificat médical, les conditions suivantes s’appliquent :

• les frais de dossier (30 €) restent dus,
• les frais de transport (le cas échéant) restent dus,
• un forfait de 150 € est conservé par l’organisateur au titre des frais engagés.

Le solde des sommes versées pourra être remboursé.

Les pathologies connues, chroniques ou non soudaines, ainsi que les situations médicales préexistantes, ne donnent pas lieu à remboursement. Il est rappelé qu’une assurance annulation optionnelle sera prochainement proposée par Vivac’s afin de permettre aux familles de se prémunir contre certains imprévus.

Séjours à l’étranger (ex. : Malte)

En raison des engagements financiers spécifiques liés aux séjours à l’étranger (billets d’avion nominatifs, hébergement, activités), aucun remboursement ne pourra être effectué après validation de l’inscription, y compris en cas de maladie.

Les familles sont invitées à se rapprocher de l’assurance annulation éventuellement incluse avec leur carte bancaire. Il est rappelé qu’une assurance annulation optionnelle sera prochainement proposée par Vivac’s afin de permettre aux familles de se prémunir contre certains imprévus.

Annulation du fait de l’organisateur

En cas d’annulation d’un séjour par VIVAC’S pour des raisons indépendantes du participant :

• un remboursement intégral des sommes versées sera effectué,
• ou une solution de remplacement équivalente pourra être proposée avec l’accord de la famille.

Procédure d’annulation

Toute demande d’annulation doit être adressée :

• par email, puis
• confirmée par courrier recommandé à :
  VIVAC’S – M. ou Mme LORAND – 14 rue de la Charité – 72300 Parcé-sur-Sarthe

La date de réception de la demande fait foi pour l’application des présentes conditions.

 

6. Assurances

Assurances incluses

Vivac’s souscrit une assurance couvrant, pour chaque participant, la responsabilité civile ainsi que les accidents corporels survenant pendant le séjour.

Assurances non couvertes

L’assurance incluse ne couvre pas les pertes, vols ou dégradations d’effets personnels (téléphone, objets de valeur, argent, etc.). Il est fortement recommandé aux familles de ne pas confier d’objets de valeur aux enfants et de vérifier leurs propres garanties d’assurance.

Pour une couverture plus large (notamment annulation, interruption de séjour, rapatriement, assistance), il est recommandé de souscrire une assurance annulation / assistance spécifique, si possible avant la date de départ. Certaines cartes bancaires proposent une couverture annulation incluse.

Assurance annulation optionnelle Vivac’s (à venir)

Vivac’s proposera prochainement une assurance annulation optionnelle, payante. Les modalités et conditions de cette assurance seront précisées au moment de l’inscription.

7. Renvoi et départ anticipé

Tout comportement incompatible avec la vie collective (violences physiques ou verbales, vol, consommation d’alcool ou de produits stupéfiants, non-respect des règles de vie) pourra entraîner un renvoi immédiat du participant.

Les frais de rapatriement, y compris ceux de l’accompagnateur le cas échéant, sont entièrement à la charge des représentants légaux.

Aucun remboursement ne sera accordé.

En cas de départ anticipé du séjour, aucun remboursement ne sera accordé.

8. Soins médicaux

VIVAC’S avance les frais médicaux courants (consultations, médicaments). Ces frais seront refacturés aux familles à l’issue du séjour.

Les bénéficiaires de la CMU doivent fournir les justificatifs nécessaires avant le départ.

9. Droit à l’image

Lorsque les familles ont donné leur accord, des photos et vidéos prises durant les séjours pourront être utilisées par VIVAC’S à des fins de communication (supports d’information, site internet, publications).

VIVAC’S s’engage à respecter la bienséance et l’image des participants.

Toute demande de retrait pourra être formulée par e-mail et sera traitée dans les meilleurs délais.